En interne, le collaborateur en charge de la gestion des paies doit y consacrer du temps : impression et distribution des bulletins de salaire, compréhension de la législation, prise en compte d’éventuelles règles de calcul ou d’exonérations de charge.

Le traitement de la paie en interne implique de posséder un logiciel de paie dont il faut assurer la maintenance, réaliser des mises à jour et sauvegarder des données. Il faut par ailleurs former régulièrement le personnel utilisateur de ce logiciel.

Grâce à l’externalisation de la paie, l’entreprise évite les éventuels litiges avec les organismes sociaux et les salariés, l’erreur sur un bulletin de salaire, la gestion des conflits individuels et collectifs, les contrôles de l’administration ou le retard de paie si le collaborateur affecté à cette gestion part en congé ou tombe malade.

Le calcul et l’édition de fiches de paie n’est pas la seule activité revenant au service paie. Ce dernier doit également effectuer régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs. Ces procédures sont souvent rébarbatives et nécessitent parfois des allers-retours avec l’administration pour s’assurer de la conformité des documents. En cas de retard de déclarations ou d’oubli de déductions, des sanctions pécuniaires sont appliquées, ce qui peut fragiliser l’équilibre économique de l’entreprise.

La France est l’un des pays au monde où la gestion de la paie est la plus complexe, comme en témoignent le nombre de lignes sur les bulletins. En externalisant la gestion des salaires à des professionnels avérés, dont c’est le cœur de métier, l’entreprise évite des erreurs et des retards de paiement.

Par ailleurs, le suivi minutieux de la loi et la mise en œuvre d’une veille légale et conventionnelle de qualité sont des démarches coûteuses et fastidieuses.

Le coût d’un bulletin de paye ne se réduit pas au salaire du gestionnaire de paie divisé par le nombre de bulletins traité. Il faut également prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, le back-up en cas d’absence, la formation. L’externalisation de la paye peut permettre une économie de 20 à 30% grâce aux économies d’échelles réalisés par le prestataire. En externalisant la paie, l’entreprise économise le temps passé par un employé non spécialiste de cette problématique complexe.

Pour un service RH, la paie représente une activité complexe et rébarbative qui ne lui confère aucune valeur ajoutée et qui le détourne de son cœur de métier : le développement des collaborateurs. Grâce à l’externalisation de la paie, le service RH peut consacrer davantage de temps et de moyen au recrutement, à la formation, à la gestion des carrières. Bref, au développement des collaborateurs.

Le coût d’une externalisation est basé sur le nombre de fiches de paie à émettre, ce qui permet d’obtenir une vision simple du cout réel. Grâce à cette externalisation, le budget «paie » est maitrisé annuellement car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement du matériel et au logiciel de paie sont supprimés.

Source Capital.fr (13/01/2018) : Externaliser la paie, une solution pertinente.